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Datenspeicherung in Deutschland vorgeschrieben

Posted by Monika Weitz in Prozessberatung | 0 comments

Nicht aus der immer wieder in der Presse stehenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sondern seitens der Abgabenordnung droht Ungemach oder sogar Bußgeld bis zu 250.000 €.

Es ist mittlerweile weit verbreitete Praxis in Unternehmen, eingehende Rechnungen in eigens dafür eingerichtete Postfächer wie rechnung@ oder invoice@ zu leiten und idealerweise in Verbindung mit einer gesetzeskonformen Mailarchvierung die Aufbewahrungs- und Nachweispflichten zu erfüllen. Das ist per se eine einfache und sehr zweckmäßige Umsetzung. Bedenken Sie dabei jedoch, dass §146 AO Satz (2) vorschreibt: „Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren.“

Das heißt im Klartext: Die Daten müssen in Deutschland (=Geltungsbereich des Gesetzes) gespeichert werden. Ein Betrieb des Mailservers bzw. -archivs in Azure oder AWS oder bei anderen EU basierten Hosting-Dienstleistern erfüllt diese Vorgabe nicht gesichert !

Lösen Sie dieses Thema durch eine entsprechende, proaktive Antragstellung (steht bereits eine Betriebsprüfung ins Haus, ist es dafür zu spät) bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder – noch besser – durch die Datenspeicherung in Deutschland (wie zum Beispiel der durch unseren Partner angebotenen Lösung hostIT mailarchiv).

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